Råd til ledere i dagens COVID-19 situasjon

Skaff oversikt, vis tillit og involver andre

Ledere kjenner på et stort ansvar for medarbeidere og virksomhet. Mange føler ensomhet og usikkerhet. Hva bør de gjøre nå?

Skaff oversikt, vis tillit og involver medarbeiderne dine. Ikke vær redd for å be andre om hjelp, uttaler lederen for ressursgruppen «kompetanse og utvikling» i Næringsforeningen i Drammensregionen, Marit Vindenes Løyning. Til daglig er Vindenes Løyning (bilde) HR-sjef i Viken Fiber AS. Som leder kjenner hun selv at det er en krevende situasjon å stå i.

Hva er viktigst for en leder akkurat nå?

– Det er viktig å skaffe seg oversikt. Begynn med å nøste og systematisere, gjør risikovurderinger på driftsområdene og identifiser konsekvensene for de ansatte. Med en god oversikt vil lederne oppleve at de har mer kontroll på denne nye situasjonen og skuldrene kan senkes noen hakk, svarer Vindenes Løyning.

Hennes egen erfaring er at oversikten tar form etter hvert som kartleggingsarbeidet skrider frem, og gjør det lettere å prioritere blant lederoppgavene.

Hva er viktig nå?

Trolig er det en del usikkerhet knyttet til hvordan en skal jobbe for å skaffe seg oversikt og best mulig kontroll slik situasjonen er nå.

– Risikovurderingene bidrar til en bedre oversikt. Ikke gjør vurderingene for kompliserte, men kom frem til hvilke områder som allerede er på «rødt» og hvilke områder en må beregne å sette inn tiltak på om situasjonen i selskapet forverrer seg. Den vil også vise hvilke områder en ikke trenger å sette inn tiltak på med det første. Å få ryddet hodet på en slik måte, er en god begynnelse. Det hjelper ledere til å være tydelig til medarbeiderne om hva som må prioriteres og hva som forventes av dem, sier hun.

– Alle er oppfordret til å ta et samfunnsansvar og vise solidaritet, og det må være den viktigste føringen vår nå. Som ledere må vi også anstrenge oss for å vise raushet og fleksibilitet der det er mulig for å finne gode løsninger for ansatte og deres familier. Selvsagt må vi ta det lederansvaret vi har for å bidra til å sikre driften. Disse føringene synes jeg har vært nyttig å legge til grunn i mine vurderinger og valg av tiltak, sier Vindenes Løyning.

Sikre arbeidsplassene

– Bedriftene rammes ulikt. I de selskapene hvor en foreløpig ikke opplever like dramatiske konsekvenser som mange allerede gjør, er en tjent med å ta et solidarisk ansvar.

– Det er viktig å holde egen drift i gang når en kan, slik at en ikke skaper dominoeffekt og unødvendige negative konsekvenser for andre. Alle kan dessverre ikke prioritere på denne måten. Derfor må det være lov å si at det viktigste for oss nå er å sikre egne arbeidsplasser. Det å redde arbeidsplassene, er i høyeste grad å ta samfunnsansvar, sier Marit Vindenes Løyning.

Hun legger til: Alle bør vise solidaritet og bistå med det de kan i denne dugnaden.

Vis tillit

Hva er det beste rådet du kan gi lederne akkurat nå?

– Nå må ledere tørre å vise tillit! Tenk på at medarbeiderne er ansatt nettopp fordi de er kompetente, selvstendige, dyktige og tar ansvar. Vis dem tillit, gi dem ansvar og stol på at de vil bidra til å sikre egne arbeidsplasser.

Det er lett å tenke at kriser krever autoritært lederskap. Er det ikke slik?

– Jeg tror på tydelighet og klare signaler fra lederne, slik at medarbeiderne kan få gjort en god innsats i eget arbeid. Det er et godt utgangspunkt å tenke at medarbeiderne har et eget ønske å bidra med god innsats. Å kommunisere og informere, er kjerneoppgaver for en leder nå. Ikke glem det! Få ut informasjon om iverksatte tiltak, om eventuelle konsekvenser av myndighetenes tiltak for bedriften og generelt om det arbeidet som gjøres for å finne løsninger. Informer også om det ikke er så mye nytt.

Viktig ressurs

– Jeg ønsker også å trekke frem en annen og viktig ressursgruppe i disse dager, de tillitsvalgte og verneombudene i bedriftene, sier Vindenes Løyning. De høye permitteringstallene vi ser allerede, er trist lesning. Ledere må gjøre et godt håndverk i disse prosessene, men det er ikke noe lederen skal løse alene. Inviter tillitsvalgte og verneombudene med i prosessene. De har mye kompetanse og kan spille sammen med lederne og medarbeiderne for å finne gode løsninger og for å gjøre prosessene riktig. Arbeidslivet trenger en god dialog i dette arbeidet. Vi skal tilbake til en normal hverdag, og da vil vi trenge kompetansen og kapasitet for å komme raskt i gang igjen.

Bruk hjelpemidler

Når lederen ikke kan samle flokken sin på møterommet, hva gjør han eller hun da for å holde eget og andres mot oppe?

– Ved å involvere de rundt seg. Ikke sitt alene med problemstillingene, og ikke la andre føle at de sitter alene. Ingen forventer at lederen har alle svarene. Jeg oppfordrer alle ledere til å benytte de hjelpemidlene som er tilgjengelige: telefonmøter, videomøter, hold kontakt på e-post og sms. Vi har så mange muligheter til å ha kontakt uten å samles fysisk.

HR-sjefen oppfordrer i den forbindelse lederne til å jakte på den digitale kompetansen i organisasjonen.

– Det er ikke sikkert at lederne er de meste kompetente på digital kommunikasjon, men vær åpen på at dere trenger hjelp og støtte. Dette er en god anledning til å forbedre de digitale ferdighetene i selskapet. Ledere mister ikke ansikt ved å være åpen om at de ikke behersker alle digitale løsninger. Det er mye viktigere at de viser åpenhet enn at ledere blir en brems fordi de ikke selv kan rigge digital kommunikasjon, sier hun.

Motvirk ensomhet
HR-sjefen oppmuntrer alle ledere som føler ansvaret tynge.

– Det er ingen som har opplevd dette før, og ingen kan vente at du som leder har alle svarene. Samtidig er dette en god anledning til å jobbe som team og finne løsninger sammen. Å få innspill og refleksjoner fra staben, er gull verdt for lederne. En leder på felgen, er ingen tjent med, sier HR-sjefen, som advarer mot å gjøre e-posten til den eneste saliggjørende kommunikasjonskanalen.

– Ring hverandre og snakk sammen. Dialogen blir da mer nyansert og oppleves gjerne som en nærmere kontaktform. Spesielt gjelder det de medarbeiderne som nå permitteres. Når medarbeiderne går ut i permittering, blir relasjonen løsere. Sørg for oppfølgning for å ivareta dem. Vær også forberedt på at medarbeidere kan stå overfor store utfordringer på hjemmebane. Vær derfor fleksibel og vis forståelse. Alle som har lederansvar må ta dette ansvaret for sitt område og for sine medarbeidere, for lederansvaret er der selv om medarbeideren er permittert, sier Vindenes Løyning.

Finn løsninger sammen

HR-sjefen oppfordrer også til at medarbeiderne opprettholder kontakten selv om det ikke er aktuelt å møtes fysisk. – Bruk de tekniske hjelpemidlene vi har og kanalene i sosiale media., og tenk spesielt på dem som ikke har det beste sosiale nettverket. Målet er at vi alle skal kunne komme tilbake til en felles hverdag på jobben. Det vil kreve mye av oss i denne perioden.

– Dessverre medfører koronasituasjonen mange negative konsekvenser for bedriftene og mange triste skjebner for enkeltpersoner. Det er ikke lett å ha fokus på hva som er bra med en så tøff situasjon. Likevel tror jeg det blir viktig å ta seg tid til å tenke igjennom hva en har vært igjennom når denne situasjonen roer seg, uttaler Vindenes Løyning.
Hun fortsetter: – Nå er det tid for å vise at vi finner løsningene sammen. Bruk gjerne verdiplattformen til bedriften i dette arbeidet. Lederansvaret må utføres annerledes når medarbeiderne sitter på hjemmekontor eller er i permittering.

Nye erfaringer

– Vi vil gjøre nye erfaringer, helt sikkert på godt og vondt, men disse kan vi lære noe av. Med alt som nå skal løses uten at vi har fysisk kontakt, tror jeg vi kommer til å få et uventet, men nyttig løft av den digitale kompetansen i samfunnet. Slik kan organisasjonen komme styrket ut, også når det gjelder kompetanse. Kanskje finner vi nye smarte måter å løse kommunikasjon på som vi kan ta med videre i en normal hverdag.

– Åpenhet, involvering og samarbeid for å løse det vi står i, betyr ikke en svekket lederrolle. Tvert imot styrker det lederskapet i et morderne arbeidsliv. Jeg håper virkelig at mange opplever nytten av å vise hverandre tillit, raushet og fleksibilitet, og at det vil lønne seg fremfor streng kontroll og rigide løsninger, avslutter lederen for Næringsforeningens i Drammensregiones ressursgruppe for kompetanse og utvikling, Marit Vindenes Løyning.