Forenkler hjemmekontorhverdagen
KBBL var gode til å holde avstand og jobbe på hjemmekontor, men slet med manglende kompetanse om utførelse av digitale møter. Nå har flere Boligbyggelag fått opplæring for at ansatte som sitter på hjemmekontor skal bli trygge møtedeltagere. -Når vi ikke lenger kunne møte hverandre fysisk, måtte vi prøve å bli gode på digital samhandling.
Da koronapandemien kom, ble veldig mange arbeidstakere rammet av krav om endringer av måten de jobbet på. For de som kunne jobbe fra hjemmekontor, var ikke den store utfordringen å utføre selve jobben, men det å skulle mestre digitale møterom som Teams eller Zoom ble for mange en stressfaktor og kilde til usikkerhet.
I Notodden Boligbyggelag hadde de akkurat bestemt seg for å bruke Teams. – Jeg så for meg at innføringen av et nytt program kunne skape en del frustrasjon, og at mangel på kunnskap kunne gjøre at vi ville brukte uforholdsmessig mye tid på ting som i teorien skulle være skulle være enkelt, forteller daglig leder Rune Finnekåsa. – Jeg kom til å prate med en annen bedriftsleder om dette. De hadde innledet et samarbeidet med IDEA Kompetanse, og rådet meg derfor til å forespørre om muligheter for kurs.
Må utnytte mulighetene
Økonomileder Kristine Helgerud Rygh i Kongsberg Boligbyggelag forteller at de hadde erfart frustrasjonen. – Det var ikke noe problem å klikke på møtelenken og logge oss på, men vi evnet ikke å utnytte de mulighetene som er tilgjengelige i programmet. Vi trengte noen til å hjelpe oss med å bli trygge på programmet, forklarer hun. – Vi hadde prøvd en stund, men merket at det ble mye «knoting». Vi trengte å ta kunnskapen til neste nivå.
Kursleder hos IDEA Kompetanse, Svein Erik Lurdalen anbefalte noen korte seminarer med søkelys på å trygge de ansatte på muligheter i Teams og på å få det til å fungere slik de selv hadde behov for.
– Det å lære seg hva som er mulig og ikke mulig, gjør at man føler seg mindre usikker i den digitale møtesituasjonen. Man kan konsentrere seg mer om kommunikasjon, uten å kjenne på nerver og negativt stress på grunn av manglende kunnskap om den tekniske utførelsen.
– Et annet viktig spørsmål på kurset var om det er noe forskjell på hvordan vi møtes digitalt i forhold til i et fysisk møte. Hva bør vi tenke på når vi gjennomfører møter digitalt? Der er det noen ekstra utfordringer som man bør være oppmerksom på.
For Kongsberg Boligbyggerlag har opplæringen gitt dem en mer avslappet holdning til bruk av Teams. Nå tar de gjerne en videosamtale istedenfor å ringe, det har blitt en måte å holde kontakten på fra hvert sitt hjemmekontor. – Vi har til og med hatt digitale kaffepauser, kan Kristine Helgerud Rygh avsløre.
– Det viktigste av alt, er at vi har tatt i bruk Teams ikke bare internt, men også eksternt hvor vi har kunnet vise vedlikeholdsplaner og HMS til eksterne klienter. Vi er veldig fornøyde med at vi tok grep.
Gjør oss mer effektive
Mange tenker kanskje at vi skal tilbake til hvordan det var før, men det er mange som også spår at digital samhandling har kommet for å bli. Det gjør oss mer effektive og sparer både tid og penger for bedrifter og deres ansatte. Noen trekker også frem god effekt på miljøregnskapet da vi rett og slett forflytter oss mindre.
Uansett hva som skjer fremover, er kunnskapen man tilegner seg nå, ikke noe man skal slutte å bruke når pandemien er over. For næringslivet blir det sannsynligvis like selvfølgelig å bruke digital samhandling som det er å bruke laptop eller smarttelefon. Vi får bare håpe at når vi igjen kan møtes fysisk, at vi kan se på digital samhandling som en nyttig ekstraressurs som gir oss enda flere muligheter enn vi hadde tidligere.
Kontakt oss
IDEA Kompetanse leverer HR-tjenester, kompetanseheving og rådgivning i Viken, Telemark og Vestfold. Ønsker du å ta en prat om hva vi kan gjøre for din bedrift, ta kontakt med IDEA Kompetanse.
Torgunn Haugen på 414 25 245, Tha@idekompetanse.no
Besøk oss her: https://ideakompetanse.no/bedriftsradgivning/
